§ 1. Cel

 

Wypełnienie obowiązków zawartych w ustawie o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024r.

 

 

§ 2. Słownik pojęć

 

Wszystkie pojęcia używane w procedurze zostały opisane w ustawie o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 r.

 

 

§ 3. Zakres podmiotowy

 

W świetle niniejszej procedury sygnalistami mogą zostać:

• pracownik,

• pracownik tymczasowy,

• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

• osoby, które przestały już świadczyć pracę,

• kandydaci do pracy,

• stażysta, wolontariusz, praktykant,

• prokurent,

• akcjonariusz lub wspólnik,

• członek organu zarządzającego lub nadzoru,

• przedsiębiorca – usługodawca i dostawca, z którym pracodawcę łączy umowa,

• osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem przedsiębiorcy

 

 

§ 4. Zakres przedmiotowy

 

Procedurę stosuje się w przypadku zgłoszeń naruszeń prawa dotyczących:

• korupcji,

• zamówień publicznych,

• usług, produktów i rynków finansowych,

• przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,

• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

• bezpieczeństwa transportu,

• ochrony środowiska,

• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

• bezpieczeństwa żywności i pasz,

• zdrowia i dobrostanu zwierząt,

• zdrowia publicznego,

• ochrony konsumentów,

• ochrony prywatności i danych osobowych,

• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,

• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.

 

 

§ 5. Sposoby dokonywania zgłoszeń

 

W celu dokonania zgłoszenia należy skorzystać z jednego z kanałów zgłoszeniowych wymienionych poniżej.

 

1. Zgłoszenie e-mail:

1) zgłoszenia dokonuje się, wysyłając wiadomość na adres e-mail: ……,

2) w treści wiadomości, na początku lub w tytule e-maila, należy podać login i hasło,

3) pracodawcy jest przekazywana tylko treść zgłoszenia,

4) system nie przekazuje informacji na temat adresu e-mail, z którego przyszło zgłoszenie,

5) tylko podanie w treści wiadomości danych osobowych i preferowanej formy kontaktu pozwoli osobom przyjmującym zgłoszenia na kontakt z sygnalistą.

 

2. Spotkanie bezpośrednie:

1) sygnalista może złożyć wniosek o spotkanie bezpośrednie z koordynatorem,

2) do złożenia wniosku można wybrać kanał zgłoszeniowy - e-mail lub dokonać tego w każdy inny oficjalny sposób,

3) wniosek należy skierować do koordynatora,

4) spotkanie zostanie zorganizowane nie później niż 14 dni od otrzymania wniosku,

5) na wyraźną prośbę sygnalisty lub ze względu na szczególne okoliczności sprawy i konieczność zapewnienia dyskrecji i poufności spotkanie może zostać zorganizowane poza siedzibą pracodawcy,

6) spotkanie zostanie udokumentowane w formie nagrania audio i wideo lub w formie protokołu odtwarzającego jego dokładny przebieg,

7) sygnalista będzie miał prawo sprawdzić, poprawić i zatwierdzić protokół poprzez złożenie podpisu.

 

 

§ 6. Wymogi dotyczące zgłoszenia

 

1. Informacje przekazane przez sygnalistę będą uważane za zgłoszenie i będą podlegały niniejszej procedurze, jeśli zostaną spełnione generalne warunki:

 

• prawdziwość zgłoszenia – sygnalista nie musi posiadać dowodów na potwierdzanie informacji zawartych w zgłoszeniu, ale musi mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe w chwili dokonywania zgłoszenia,

• kontekst związany z pracą – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą zostać uzyskane w kontekście związanym z pracą,

• kategorie nieprawidłowości – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą dotyczyć naruszenia prawa lub nieprawidłowości wymienionych w § 4 procedury.

 

2. Pracodawca nie toleruje fałszywych zgłoszeń – w stosunku do osób dokonujących takich zgłoszeń zostaną wyciągnięte konsekwencje dyscyplinarne i cywilne oraz zostanie złożone zawiadomienie do właściwych organów wymiaru sprawiedliwości.

 

3. Zgłoszenia dokonane anonimowo nie będą rozpatrywane i nie podlegają niniejszej procedurze.

 

4. Sygnalista powinien zadbać o przekazanie jak najbardziej wartościowych informacji, które pozwolą na skuteczne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.

 

 

§ 7. Koordynatorzy i poufność

 

1. Do przyjmowania i obsługi zgłoszeń, podejmowania i koordynowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalistów, a także innych osób wymienionych w zgłoszeniu, pracodawca wyznacza i upoważnia koordynatora.

 

2. Informacja na temat upoważnienia koordynatora wraz z jego danymi będzie za każdym razem podawana do wiadomości w formie komunikatu, wywieszonego na tablicy ogłoszeń w siedzibie firmy.

 

3. Koordynatorzy gwarantują, że wszystkie zgłoszenia będą traktowane z należytą powagą i starannością, a ich rozpatrywanie będzie opierało się na zasadach bezstronności i obiektywizmu. Poszanowanie godności i dobrego imienia wszystkich osób, których dotyczy zgłoszenie, będzie naczelną zasadą w całym procesie postępowania wyjaśniającego.

 

4. Koordynatorzy, jak i wszyscy inni uczestnicy postępowania wyjaśniającego, są zobowiązani dołożyć należytej staranności w celu zapewnienia, że wszystkie decyzje i działania następcze będą podejmowane na podstawie faktów i zebranych dowodów, a nie pomówień i bezpodstawnych oskarżeń.

 

5. Organizacja procesu dokonywania, przyjmowania i obsługi zgłoszeń ma na celu uniemożliwienie uzyskania dostępu do informacji zawartych w zgłoszeniu jakimkolwiek nieupoważnionym osobom.

 

6. Organizacja procesu zapewnia poufność i ochronę tożsamości osoby, która dokonuje zgłoszenia, osoby, której dotyczy zgłoszenie, a także wszystkich innych osób, których dane pojawiają się w zgłoszeniu.

 

7. Dostęp do danych sygnalisty oraz informacji zawartych w zgłoszeniu jest udzielany przez koordynatora tylko osobom, które są niezbędne do przeprowadzenia skutecznego postępowania wyjaśniającego, po odebraniu od nich pisemnego zobowiązaniu do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji uzyskanych w postępowaniu wyjaśniającym.

 

8. W każdym innym przypadku ujawnienie tożsamości zgłaszającego może nastąpić tylko za jego wyraźną zgodą.

 

9. Ujawnienie danych sygnalisty może nastąpić również wtedy, gdy jest to konieczny i proporcjonalny obowiązek wynikający z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi bądź sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

 

 

 

§ 8. Działania następcze

 

Etapy postępowania po otrzymaniu zgłoszenia:

 

1) rejestracja zgłoszenia,

 

2) potwierdzenie – w ciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia koordynator potwierdzi sygnaliście fakt przyjęcia zgłoszenia,

 

3) informacja zwrotna – w ciągu 3 miesięcy koordynatorzy przekażą sygnaliście informacje zwrotne o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszenia prawa i planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powodach takich działań,

 

4) zakończenie sprawy w rejestrze zgłoszeń.

 

 

§ 9. Zgłoszenia zewnętrzne

 

1. Pracodawca namawia do dokonywania zgłoszeń za pomocą wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych na zasadach określonych w procedurze.

 

2. Sygnaliści mają jednak możliwość dokonania zgłoszenia zewnętrznego.

 

3. Zgłoszenia zewnętrznego dokonuje się do:

 

a) Rzecznika Praw Obywatelskich,

 

b) innych organów publicznych przyjmujących zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów,

 

c) instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

 

4. Szczegółowe informacje dotyczące trybu, zasad i formy dokonywania zgłoszeń zewnętrznych znajdują się w rozdziale 4 ustawy o ochronie sygnalistów.

 

 

§ 10. Obowiązywanie procedury

 

1. Niniejsza procedura wchodzi w życie z dniem jej ogłoszenia.

 

2. Procedura obowiązuje wszystkich wymienionych w § 3 niniejszej procedury niezależnie od zajmowanego stanowiska i rodzaju umowy.